Realização de eventos são ótimas alternativas para instituições que precisam de recursos. Porém, para que os resultados sejam satisfatórios, é necessário planejar bastante principalmente na produção e gestão de eventos beneficentes.

Tenha em mente que o processo de preparação costuma demorar e envolve a colaboração de muitas pessoas, sem praticamente nenhum tipo de recompensa financeira. Além disso, esse tipo de evento requer a procura de parceiros que podem colaborar para a formação de uma base de sustentação do projeto social, facilitando no que diz respeito à necessidade de recursos para colocar as ideias em prática. Para que você obtenha sucesso na produção e gestão de eventos beneficentes, confira as dicas abaixo:

1. Planejamento organizado

Com organização, você como produtor pode colocar suas estratégias em prática de maneira eficaz e até mesmo desenvolver diversos eventos em um curto período. Para tanto, é fundamental planejar com antecedência e pensando em todos os detalhes do evento. Criar um cronograma de ações ajuda a gerenciar, uma vez que ele conta todas as atividades necessárias para a realização do evento, qual a ordem em que elas devem acontecer, os prazos para cada etapa, os responsáveis por cada função, entre outras informações.

2. Experiência antes de arriscar

Mesmo que determinado evento possa render bastante dinheiro, cuidado para não dar o passo maior que a perna. Adquirir experiência é fundamental para que eventos de grande porte sejam um sucesso. Por conta disso, comece com a produção e gestão de eventos menores e só arrisque com eventos de maior complexidade operacional quando estiver totalmente preparado, com uma ampla participação de voluntários e uma estrutura de alta qualidade, por exemplo. Se os primeiros eventos não arrecadarem o valor esperado, pelo menos você terá adquirido mais experiência para futuros eventos.

3. Plano bem elaborado

De nada adianta elaborar um plano com base em suposições. É importante que o plano inclua todos os detalhes relacionados ao evento, assim, será mais fácil concretizar seus objetivos e até contornar possíveis imprevistos. Por exemplo: se o evento tiver refeições, faça pesquisas para identificar uma quantidade aproximada de pessoas interessadas no evento, ao invés de só pensar em hipóteses sem nenhum embasamento. Dessa forma, você poderá evitar contratempos como a falta de comida e estará preparado para lidar com surpresas desagradáveis.
Confira nosso artigo sobre os cuidados que você deve tomar na produção de eventos

4. Equipe integrada

Como eventos beneficentes dependem principalmente de voluntários, lembre-se de estimular a participação ressaltando não as dificuldades para produção do evento, mas a gratificação que os participantes terão quando ele tiver acabado. Ninguém realiza um evento sozinho, então, a equipe precisa estar comprometida, integrada e por dentro do andamento da preparação. Portanto, todos os integrantes devem participar de reuniões periódicas e realizar suas funções específicas como o previsto, para que o evento seja o mais organizado possível.

Outra dica em relação à formação da equipe é selecionar pessoas com habilidades compatíveis com cada função. Depois de mobilizar os funcionários ou voluntários para um auxílio na execução do evento beneficente, organize a equipe de modo que cada participante tenha disponibilidade e capacidade para efetuar as tarefas que lhes são designadas.

5. Comunicação aberta

É necessário haver uma comunicação aberta em relação à publicidade em torno do evento, o que pode gerar um bom retorno financeiro, além da utilidade na divulgação das atividades e na conquista de novas parcerias. Da mesma forma, a comunicação entre a equipe responsável pela produção e gestão do evento beneficente precisa ser transparente. As pessoas ficarão mais unidas e comprometidas para que pelo menos suas tarefas sejam terminadas no prazo estipulado no cronograma. Isso é essencial, uma vez que a não realização de determinada função pode comprometer todo o evento.

6. Elaboração de um orçamento

Outra ação essencial na produção e gestão de um evento beneficente é a elaboração de um orçamento, pois você deve conhecer os custos envolvidos no desenvolvimento do evento, além do retorno previsto. Qualquer tipo de evento precisa de investimentos, desde a compra de comida até o aluguel de uma instalação apropriada. A reposição do dinheiro gasto acontecerá após a venda dos ingressos, mas alguns itens requerem que você invista antecipadamente. Tudo isso deve constar no orçamento, para que o fluxo de caixa da organização gere apenas lucros e nada de prejuízo.

Para ter um maior controle da sua arrecadação financeira, recomenda-se a criação de uma planilha com todos os gastos e receitas da produção do evento. Essa organização contribui para que o evento aconteça de forma eficaz, além de servir como parâmetro para edições futuras, revelando que fontes de recursos foram mais eficazes.

7. Divulgação caprichada

Não se esqueça de que seu evento beneficente precisa de uma divulgação caprichada. Por isso, ressalte o diferencial e o objetivo do evento, sempre focando as ações em meios utilizados pelo público-alvo. Na maioria das vezes, esse tipo de evento não possui condições para muitos gastos com divulgação, logo, aposte em plataformas geram grande visibilidade gratuitamente. É o caso de redes sociais, em que basta criar uma página do evento e espalhar por toda a internet, estimulando um boca a boca virtual. O Produzindo Eventos já deu várias dicas sobre divulgação de eventos nas redes sociais não deixe de conferir.

8. Agradecimentos finais

Depois do evento, é de bom tom agradecer todos os envolvidos, independente do nível de participação de cada um e do grau de sucesso do evento. Ao agradecer pelo trabalho realizado e pelo empenho de cada voluntário e funcionário, você mostrará que a colaboração de todos foi importante para que o evento se concretizasse. Assim, os integrantes da equipe se sentirão valorizados e mais inclinados a uma possível participação em novos eventos.

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Fonte:http://www.produzindoeventos.com.br